fbpx

Spam message

spam_article

Η κατάληξη της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας στο φάκελο των ανεπιθύμητων είτε των εισερχόμενων είτε των εξερxόμενων είναι μεγάλος “πονοκέφαλος” για τους περισσότερους από εμάς ειδικά όταν πρόκειται για την επιχείρησή μας. Οι ενέργειες που πρέπει να γίνονται σε αυτές τις περιπτώσεις για να μην φτάσουμε εκεί, αλλά και οι λύσεις για αυτό το πρόβλημα αφού έχει παρουσιαστεί, δεν είναι μπούσουλας καθώς οι αιτίες είναι πάρα πολλές και ποικίλουν ανά περίπτωση. Παρ’ όλα αυτά υπάρχουν κάποιοι γενικοί κανόνες που θα πρέπει να ακολουθήσετε προκειμένου να αποφύγετε τέτοιες καταστάσεις.

  • Πώς πραγματοποιείται ο έλεγχος του email που στέλνετε;

Ο έλεγχος ενός μηνύματος είναι πολυεπίπεδος. Εταιρείες όπως η Google, η Υαhoo, η Microsoft καθώς και εταιρείες που χρησιμοποιούνται για spam check όπως η Spamhaus, η Truncate, η Lashback κ.λ.π. δεν ελέγχουν μόνο το περιεχόμενο αλλά και την IP του αποστολέα και όχι μόνο του server, το domain name, τα dns settings, authentications, πιστοποιητικά κ.α. Οι διαδικασίες αυτές ελέγχου γίνονται σε χιλιοστά του δευτερολέπτου και αν κάτι δεν είναι σωστό τότε αυτόματα το email σας παίρνει το δρόμο του για το φάκελο των ανεπιθύμητων.

  • Newsletters – Μία παγίδα που πέφτουν οι περισσότεροι μέσα.

Οι περισσότερες εταιρείες ακολουθούν αυτή την τακτική της αποστολής των μαζικών μηνυμάτων προκειμένου να κερδίσουν πωλήσεις αλλά τις περισσότερες φορές το μόνο που πετυχαίνουν είναι να κάνουν ζημιά στο reputation του domain τους “καίγοντάς το” με αυτό το τρόπο και στη συνέχεια ψάχνουν για αιτίες σε άλλα σημεία. Φυσικά δεν φταίει το μέσο διαφήμισης αλλά ο τρόπος που το χειρίζονται οι εταιρείες.

Η απελπισία που φτάνουν οι περισσότεροι μετά από μία πτώση των πωλήσεων και προκειμένου να τις επαναφέρουν, είναι να ακολουθούν οποιαδήποτε τακτική. Ουσιαστικά όμως κάνουν κινήσεις πανικού και προκαλούν περισσότερη ζημιά αντί να κάνουν καλό.

Δεν θα επεκταθούμε σε αυτό το σημείο, στο τι πρέπει να γίνεται με τα newsletter, γιατί εξάλλου δεν είναι αυτό το θέμα. Αυτό θα το αναλύσουμε σε άλλο άρθρο. Το μόνο που πρέπει να γνωρίζετε είναι ότι η μαζική αποστολή των email μπορεί να σας “κάψει” πολύ εύκολα το reputation του domain σας και από την επόμενη ημέρα να μην πάει ούτε ένα email στο Inbox των πελατών σας.

Για να μην αναφέρουμε βέβαια και το GDPR, που βγήκε δε βγήκε πολλοί λίγοι το τίμησαν. Φυσικά τα πρώτα πρόστιμα άρχισαν να “πέφτουν” και πολύ σύντομα θα είναι και στη πόρτα αυτών που το αψήφησαν.

  • Κεφαλίδα (Θέμα) και περιεχόμενο

Ένα άλλο σημείο που δεν δίνουμε προσοχή είναι η κεφαλίδα (Θέμα) και το περιεχόμενο των emails. Έχουμε την τάση να γράφουμε πάντα με κεφαλαία ή να χρησιμοποιούμε λέξεις του τύπου ΠΡΟΣΟΧΗ, ΚΙΝΔΥΝΟΣ, ΚΟΙΤΑ ΕΔΏ κ.λ.π..

Τα κεφαλαία γράμματα σε γενικές γραμμές για το internet σημαίνει ότι φωνάζουμε. Δηλαδή σε περίπτωση που γράψεις “ΠΗΓΑΙΝΕ ΝΑ ΠΑΡΑΛΑΒΕΙΣ ΤΑ ΛΕΦΤΑ ΑΠΌ ΤΗ ΤΡΑΠΕΖΑ” , έχει σαν σημασία, με μία πιο ήπια επεξήγηση – για να μην μας κόψουν και το άρθρο – ότι αν δεν πας, θα έχεις άσχημα ξεμπερδέματα. Με λίγα λόγια ακούγεται σαν απειλή. Ενώ θα μπορούσαμε να γράψουμε π.χ. “Παραλαβή χρημάτων από τράπεζα”.

Βέβαια για την ηλεκτρονική αλληλογραφία ένας τέτοιος τίτλος εκτός από το νόημα της φωνής θα ανέβαζε το spam rate του μηνύματός σας στο ζενίθ με αποτέλεσμα να κατέληγε στο spam folder στα σίγουρα. Επίσης στην κεφαλίδα αποφεύγουμε σύμβολα.

Το ίδιο φυσικά ισχύει και για το περιεχόμενο αφού τις περισσότερες φορές η σύνταξη, η χρήση μόνο εικόνων ή άσεμνου περιεχομένου μπορεί να έχουν ακριβώς το ίδιο αποτέλεσμα.

Βέβαια θα με ρωτούσε κάποιος και τι κάνω σε περίπτωση που θέλω να δώσω ιδιαίτερη έμφαση στο email που στέλνω; Είναι πολύ απλό. Όλα τα προγράμματα έχουν προβλέψει το mark as important, άλλα με αυτόματα τρόπο σκανάρωντας το περιεχόμενο του μηνύματος και άλλα με κουμπάκια που μας δίνουν αυτή τη δυνατότητα. Στην τελική ανάλυση μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε και το font format αν θέλουμε να δώσουμε έμφαση σε κάτι.

  • Dedicated Server – Google Apps – Exchange online – Smtp providers.

Οι περισσότερες ιστοσελίδες βρίσκονται σε shared hosting και πολύ λίγες είναι αυτές, σε σύνολο πάντα, που έχουν dedicated server. Πάντως και στις δύο περιπτώσεις οι λύσεις είναι οι ίδιες. Η φήμη της IP και στον shared και στον dedicated παίζει μεγάλο ρόλο. Θα πρέπει να μην βρίσκεται σε black list και φυσικά ο server να έχει τις απαραίτητες ρυθμίσεις για να μπορεί να ανταποκριθεί όσον αφορά την αποστολή αλληλογραφίας. Ένα φθηνό hosting σε περίπτωση shared ή ένας dedicated server χωρίς πακέτο υποστήριξης μπορεί να οδηγήσει σε τέτοια προβλήματα και όχι μόνο.

Ειδικά στην περίπτωση του dedicated νομίζουν οι περισσότεροι ότι επειδή πλήρωσαν ένα ποσό για την ενοικίαση του, έχουν αυτόματα και υποστήριξη. Δυστυχώς δεν είναι έτσι. Ένας dedicated server είναι ένας “ζωντανός οργανισμός” και φυσικά χρειάζεται τη συντήρησή του. Όταν πληρώνεις ένα ποσό για ενοίκιο για σπίτι π.χ. 300 € αυτό δεν σημαίνει ότι πληρώνεις και την επίπλωση ή τις όποιες εργασίες θα πρέπει να γίνουν μέσα. Όλες οι εταιρείες παροχής server διαθέτουν πακέτα management και φυσικά σε διάφορα επίπεδα ανάλογα με τις ανάγκες.

Άλλες πάλι λύσεις εκτός του υγιούς server είναι να καταφύγουμε σε Google Apps ή Exchange online της Microsoft ή σε Smtp Providers που κατά κάποιο τρόπο μας εγγυώνται την ασφαλή άφιξη της αλληλογραφίας μας στο Inbox και όχι στο spam folder. Το ότι θα χρησιμοποιήσουμε όμως μία τέτοια υπηρεσία δεν μας δίνει το ελεύθερο να καταργούμε οποιοδήποτε άλλο μέτρο από τα παραπάνω γιατί πολύ απλά θα μας διακόψουν την υπηρεσία.

Τέλος να μην ξεχνάμε ότι ο υπολογιστής μας είναι σημαντικός παράγοντας. Παράνομα προγράμματα, outdated εφαρμογές, μη αναβαθμισμένα λειτουργικά συστήματα, έλλειψη προστασίας και όλες αυτές οι τακτικές που ένα μεγάλο ποσοστό χρηστών ακολουθεί, μπορεί να έχει τα ίδια ακριβώς αποτελέσματα και φυσικά να είναι η αιτία, για μέχρι και την καταστροφή της επιχείρησής μας.

Έν κατακλείδι η ηλεκτρονική αλληλογραφία δεν είναι κάτι τόσο απλό και πρέπει να δείχνετε μεγάλη προσοχή στη χρήση της. Καλό είναι να έχουμε τεχνική υποστήριξη σωστή να προσέχουμε και να ζητάμε πάντα τη συμβουλή του IT συνεργάτη μας προκειμένου κάνουμε κάτι που αργότερα μπορεί να αποβεί μοιραίο.

Σε καμία περίπτωση δεν θα θέλαμε να αλλάζαμε τελείως το domain του site μας και να ξεκινούσαμε μια επιχείρηση από την αρχή επειδή στείλαμε από απερισκεψία ένα μαζικό email. Υπάρχουν τρόποι, μέθοδοι και λύσεις για να το αποφύγετε όλο αυτό φυσικά πάντα με τη σωστή τεχνική υποστήριξη και το ανάλογο κόστος.

Share on facebook
Facebook
Share on google
Google+
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on pinterest
Pinterest
Close Menu

Συμπληρώστε το όνομα και το τηλέφωνό σας
και θα σας καλέσουμε σύντομα!

Έχω διαβάσει και αποδέχομαι τους όρους χρήσης.